En année supérieure tes nombreux cours incluent des projets ce qui implique l’organisation de réunions. Je me propose de te donner quelques idées pour les rendre plus efficaces🤝🏻.
Définir la réunion
Avant même de donner rendez-vous à ton groupe, il faut définir l’objectif de la réunion🎯. Cet objectif doit répondre à la question : “Pourquoi ai-je besoin de me réunir avec mon équipe ? ”. Si la réunion de tous les membres du groupe n’est pas nécessaire ou s’ils doivent juste être informés, considère plutôt de les prévenir par message ou de travailler de façon asynchrone. Moins tu établis de réunion, moins tu dépenseras du temps à les organiser.
Avant la séance, communique l’objectif prévu et les points à aborder. Ainsi, toutes les parties seront informées et arriveront déjà préparées. Si tous connaissent déjà le sujet, vous ne perdrez pas de temps à l’introduire, et vous irez directement au point qui vous intéresse. Pour cela, je te recommande de transmettre dans l’invitation : l’objectif, les points à aborder, la liste des participants, le lieu, l’horaire et la durée.
Autre point à prendre en compte ; préfère toujours les réunions en début ou en fin de demi-journée. Ainsi, tu laisses la possibilité aux participants d’organiser leur emploi du temps, sans leur couper une après-midi ou une matinée.
Construire l’ordre du jour
Pour construire l’ordre du jour, le plus simple est encore de diviser en deux catégories les points à aborder :
Les sujets de discussion qui amèneront à une prise de décision👍👎 ;
Les actions à traiter qui amèneront à la répartition de tâches✔️.
Pour garder en cohérence, il est préférable de regrouper les éléments similaires. Cependant, comme tu ne peux pas être sûr d’aborder tous les points à l’ordre du jour, mets ceux qui sont prioritaires en premier. Enfin, établis le temps nécessaire pour chaque point en prenant en compte les temps de parole des participants. Besoin de plus d’information ?
Déroulé de la réunion
Votre réunion doit durer une heure maximum🕒. Au-delà, vous perdez en concentration et en efficacité ce qui vous fait perdre du temps. Il est possible, en respectant cette règle, que tu ne puisses pas aborder tous les points initialement prévus. Il te suffit alors de les reporter pour une autre réunion. Comme votre réunion est définie sur un temps limité, il est important de commencer à l’heure, même s’il y a des retardataires. Toutes les personnes se sont déplacées et se sont arrangés en conséquence. Il serait injuste de les pénaliser en ne respectant pas leur emploi du temps. Les retardataires pourront rattraper les informations manquantes dans le compte rendu de la réunion. Prévois de garder les cinq dernières minutes pour rappeler :
Les décisions prises lors de cette réunion ;
La répartition des tâches et leurs échéances ;
La date de la prochaine réunion.
Pour la répartition des tâches, je te recommande MS Planner (compatible avec Teams). Il vous aidera à indiquer à chacun les tâches à accomplir, leurs deadlines et les personnes responsables de les réaliser.
Rédiger un compte rendu
Après la réunion, demande à quelqu’un du groupe de rédiger un compte-rendu 📝de la réunion. Ce compte-rendu doit contenir les informations de la réunion telles que : la date, l’heure, la durée, les personnes présentes, l’objectif, les points à aborder, la répartition des tâches, et les décisions prises. Ce rapport doit être concis et de deux pages maximums.
Pour anticiper sa rédaction, désigne une personne avant la réunion. Elle pourra prendre des notes pendant la réunion. De même vous pourrez convenir d’un document type qui aidera cette personne pour le compte rendu.
Besoin de plus d’information ?
Réunion avec des personnes en distanciel
Aujourd’hui, les réunions se font davantage sur Teams ou en mi-présentiel mi-distanciel. Cela pose la question de la bonne inclusion des personnes qui sont à distance, derrière leur écran. 💻
Pour cela, si vous êtes en mi-présentiel mi-distanciel, préférez une vue caméra qui montre toutes les personnes en présentiel afin d’encourager les personnes en distanciel à faire de même en mettant leur caméra. Prévoie également des supports, sur lesquels tout le monde, (présents physiquement ou en distanciel) pourra annoter. Par exemple les applications de tableau blanc en extension de MS Teams, comme Miro ou Mural.
Pour plus d’idée d’application : Avepoint — dix applications incontournables dans MS Teams
Pour aller plus loin
Tu connaissais déjà toutes ces conseils ou tu as besoin de plus d’idées ? Voici un cours qui pourrait t’intéresser :
Openclassrooms — managez une équipe au quotidien.
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