Apprends à t’organiser partie 1 - calendrier

Apprends à t’organiser partie 1 - calendrier

1. Introduction – pourquoi s’organiser ?

2. A quelle fréquence ?

3. Sur quoi ?

4. Quoi mettre et comment ?

Introduction Dans cet article, vous retrouverez tous les conseils pour commencer à planifier correctement vos semaines et organiser votre emploi du temps. Vous verrez tout d’abord la fréquence idéale pour s’y atteler, les outils nécessaires et utiles, la méthode, et enfin un exemple d’application.

A quelle fréquence ? L’aspect le plus important de la planification est selon moi de tenir dans le temps. Et pour cela, il faut construire une habitude. Il est donc nécessaire de ne pas voir trop grand trop rapidement en vous imposant une planification quotidienne, ni vous surcharger en planifiant la moindre minute de votre vie.

Hebdomadaire La première est la plus importante, c’est la planification hebdomadaire. Le plus simple est de la faire le dimanche pour la semaine suivante mais je recommande plus particulièrement le vendredi soir car cela permet de planifier le travail à réaliser pendant le week-end dans le cas d’une semaine chargée. Cette planification sert surtout selon moi à vérifier la charge de travail de la semaine et caler ses activités et évènements extrascolaires.

Mensuelle La planification mensuelle est moins indispensable que l’hebdomadaire car elle peut être réalisée au fur et à mesure que les informations sont données plutôt qu’une fois par mois. Elle a pour but de voir pour le mois qui arrive tous les évènements importants comme les contrôles, rendus de projet et soutenances, mais également les projets associatifs et deadlines de toute sorte.

Quotidienne Cette dernière n’est pas à proprement parler une planification mais plutôt la fréquence à laquelle vous devez vérifier et mettre à jour vos tâches et évènements si nécessaire. En effet, une fois la partie planification réglée, il reste encore à regarder tous les jours son calendrier et son gestionnaire de tâche pour savoir exactement ce qu’il faut faire aujourd’hui. Vous le faites déjà pour vérifier vos cours de la journée ou du lendemain donc cela ne prend que quelques secondes supplémentaires de jeter un coup d’œil sur les autres évènements et vos tâches si vous avez du temps pour travailler.

Sur quoi ? L’outil que je recommande le plus est Outlook tout simplement car il est simple à utiliser, et regroupe tous les outils nécessaires pour l’EPF. Vous pouvez ajouter votre boîte mail personnelle pour tout regrouper sur la même application et ainsi détacher votre calendrier scolaire de votre calendrier personnel. Il permet également d’inviter facilement et rapidement d’autres personnes pour des évènements partagés. Vous pouvez aussi utiliser d’autres application de calendriers comme celles innées à votre téléphone ou Google Calendar dont j’apprécie beaucoup l’esthétique. Il vous faudra seulement importer votre calendrier Outlook dessus pour tout regrouper et faciliter votre planification.

Gestion des tâches Je vous recommande très fortement d’utiliser un gestionnaire de tâches en parallèle de votre calendrier (to-do list, agenda…). Car tandis que le calendrier permet de noter les évènements, votre to-do list permet de n’oublier aucune tâche qui ne peut figurer sur un calendrier. Pour choisir votre outil, je vous conseille de vous orienter vers une application plutôt qu’un agenda ou des post-it car cela vous permet de les avoir tout le temps sur vous et de vous mettre des rappels grâce aux notifications. Il faut de plus regarder si l’application permet de faire des dossiers (pour les tâches personnelles/scolaires/associatives) et dans les dossiers si possible de faire des étiquettes ou sous-dossiers pour vous éviter d’avoir en permanence à réécrire le nom de la matière concernée par exemple et rendre le tri plus simple et rapide.

Todoist est selon moi l’application la plus complète gratuitement (son abonnement n’étant pas indispensable) et ses raccourcis pour ranger dans des dossiers / dater les tâches simplement en mettant les mots clés après le nom de la tâche sont très simples d’utilisation et un gain de temps appréciable.

Je recommande également Focus To Do et bien sûr Microsoft To Do, le GOAT des applications de to-do list. Globalement n’importe quelle application innée sur votre téléphone fera l’affaire du moment que vous êtes régulier dans l’ajout de vos tâches et leur consultation. Le petit plus sera si l’application permet gratuitement la synchronisation sur tous vos appareils pour y accéder depuis votre ordinateur.

Quoi mettre et comment ? Ordre des choses à regarder quand on peut le faire ou rajouter dans le calendrier quand on planifie sa semaine :

Examens s’ils n’ont pas déjà été indiqués

Devoirs à rendre / séances en autonomie

Temps pour travailler sur les projets scolaires/associatifs et réviser

Sport

Sorties

L’ordre peut varier d’une personne à une autre, tout dépend de ses priorités. Sachant que si on est correctement organisé (et réaliste quant à la charge de chaque point), on peut tout faire ou presque dans sa semaine !

Il n’est également pas obligatoire de tout bloquer dans son emploi du temps mais l’idée de cette planification est de prendre en considération tout ce qui est à faire cette semaine et quand est-ce qu’on peut le faire. Je ne vais donc pas marquer tous mes devoirs mais simplement voir à quels moments de la semaine, d’après mon calendrier, j’aurai le temps de les faire ; à quels moments je vais venir travailler à l’EPF et auxquels je vais plutôt rester chez moi. Je ne bloque dans mon emploi du temps (en plus des cours déjà indiqués) que les évènements qui m’empêchent d’être disponible. Exemple d’application 1ere étape : vérifier ce que j’ai à faire grâce à mon gestionnaire de tâche

Je les ai triées selon 3 catégories pour m’y retrouver facilement et des étiquettes permettent de trier mes tâches par matière si besoin. Je peux donc voir qu’en matière de cours je n’ai pas beaucoup de travail obligatoire cette semaine. 2eme étape : Vérifier mon emploi du temps

J’ai donc sous les yeux en jaune tous les cours de la semaine. Je rajoute en rose (mon calendrier personnel) pour le distinguer des cours, mes séances de sport, rendez-vous pour travailler déjà planifiés, et mes autres sorties si j’en ai. Enfin, je regarde tous les grands espaces blancs qui restent dans la semaine et en sélectionne quelques-uns pendant lesquels je me dis que je travaillerais. Je les ai marqués en bleu sur la capture d’écran mais en réalité je ne les note pas sur mon calendrier pour ne pas surcharger. Je les garde simplement en tête.

De plus, l’étape 1 m’a permis de voir que je n’avais pas beaucoup de travail à faire cette semaine, je vais donc pouvoir m’avancer sur des tâches longues qui sont à rendre dans longtemps ou réviser des contrôles ou matières où je rencontre des difficultés.

Conclusion

Vous avez maintenant toutes les clés pour vous lancer ou améliorer votre organisation ! Ces conseils sont applicables pour l’EPF comme pour la vie active. Et une fois maitrisés, ils ne prennent pas beaucoup de temps chaque semaine.