La priorisation des tâches est une compétence extrêmement utile à maîtriser. En effet, elle permet, en cas de période de surcharge de travail, de faire un gros tri et repérer ce qui est le plus important et le plus urgent. Cette méthode est notamment très utile pour les travaux de groupe.
Histoire :
Dwight Eisenhower a été le 34e président des États-Unis, et il était célèbre pour son incroyable productivité. Cette productivité s’explique en partie par la matrice de décision qu’il a mis au point. Celle-ci divise les tâches en 4 catégories selon leur degré d’importance et d’urgence.
Principe :
Il faut donc dans un premier temps définir l’urgence et l’importance d’une tâche.
Urgence : Une tâche urgente ne peut pas être remise à plus tard (même si c’est une simple réponse à un e-mail). Ces tâches ne peuvent pas être évitées.
Importance : Une tâche importante va contribuer à un projet ou un objectif sur le long terme.
Les deux adjectifs sont indépendants l’un de l’autre et la matrice d’Eisenhower va permettre de trier les tâches en fonction de ces deux facteurs.
Les composantes de la matrice :
Important et urgent : Ces tâches doivent être réalisées le plus rapidement possible. Elles ne peuvent pas être remises à plus tard et sont trop importantes pour être déléguées.
Important et non urgent : Si une tâche est importante mais non urgente, il convient alors de la replanifier pour un moment où vous aurez plus de temps pour les réaliser.
Non important mais urgent : Une tâche de cette catégorie est soit à réaliser une fois que toutes celles de la catégorie “Important et urgent” soit à déléguer si cela est possible (dans le cadre d’un travail de groupe / projet ou encore au sein de votre association).
Non important et non urgent : D’après le modèle original de la matrice, ces tâches seraient à abandonner. Cependant, si ce n’est pas possible de le faire, ce sont tout simplement les tâches qui sont à faire en dernier si tout le reste est terminé ou jusqu’à ce qu’elles deviennent urgentes.
Mise en place :
Pour utiliser cette méthode, vous avez simplement besoin d’un morceau de papier et de quoi écrire !
Il vous suffit de tracer une croix composée d’un grand trait vertical et d’un autre horizontal, ou d’utiliser 4 post-it (un pour chaque catégorie). Et vous n’avez plus qu’à prendre votre to-do list et une tâche à la fois, évaluer son degré d’importance et d’urgence et l’écrire dans la case correspondante.
Une fois votre liste de tâches complètement catégorisée dans la matrice, vous n’avez plus qu’à vous atteler à réaliser toutes vos tâches “Importantes et urgentes” et si possible déléguer celles “Non importantes et urgentes”.
Cette matrice peut vraiment vous aider notamment pour les moins organisés lors de vos gros projets ou vos périodes chargées de révisions. Cette matrice permet de manière très simple une priorisation efficace.