Notion - un outil tout-en-un :
Cet article vise à faire une présentation de Notion, une application collaborative tout-en-un adaptée à de nombreuses utilisations différentes. Il sera suivi par des articles de tutoriel pour vous aider à mettre en forme votre environnement de travail si vous souhaitez développer votre propre environnement de travail avec Notion.
Introduction :
Notion qu’est-ce que c’est ?
Notion est une application, disponible sur Web, logiciel et téléphone, permettant la prise de note, la création de tableaux de différents types ainsi que de base de données, wikis, calendriers et rappels. Tout ce dont vous avez besoin pour travailler seul ou en équipe se trouve dans Notion. Il peut aussi bien être utilisé comme outil personnel que comme outil professionnel, mais est également un outil d’équipe efficace.
Notion est née en 2013 dans une petite start-up de San Francisco. Disponible depuis 2016, l’application est en constante évolution et s’améliore à chaque instant. Depuis fin février 2023, Notion intègre son propre service d’intelligence artificielle directement dans le logiciel. Bien que récent, ce service se révèle très efficace.
Pourquoi a-t-on choisi de vous parler de Notion ?
Notion propose à l’ensemble des étudiants et enseignants d’accéder gratuitement au programme personnel qui s’élève d’habitude à 10 $ par mois. La start-up derrière Notion se justifie cette décision par la phrase suivante :
“Notion est l’outil idéal pour les étudiants. Nous voulons accompagner la prochaine génération de penseurs et de rêveurs.”
Vous pouvez profiter de cette offre en créant votre compte avec votre adresse oulook («.edu») fournie par votre établissement d’étude. Ce programme permet de créer autant d’éléments que l’on souhaite, ainsi que d’accéder à l’historique des versions de 30 jours.
La plupart des membres de notre association utilisent Notion et le recommandent. Chacun a créé son système propre et aucun d’entre nous ne l’utilise de la même manière.
Partie 1 : Le niveau débutant :
Quand vous êtes nouveau sur Notion, vous pouvez vous sentir perdus et ne pas savoir par où commencer. Le piège est de vouloir faire parfait dès le début. Avec Notion, il n’est pas nécessaire de décider d’une structure en avance car les modifications se font intuitivement ; par conséquent dès que quelque chose doit être modifié toute la structure il n’y a pas besoin de changer toute la structure.
Pour commencer, le plus simple est donc de partir de l’existant, de la base... et Notion le sait ! C’est la raison pour laquelle de nombreux modèles sont disponibles directement dans l’application. Ils sont répartis dans de nombreuses catégories et il y en a pour tous les goûts:
Liste de taches
Projets
Réunion
Études
Design
Ingénierie
…
Et, je ne parle que des templates proposés par l’entreprise en elle-même. La communauté Notion propose, elle aussi, les modèles qu’elle utilise. Parfois, certains sont payants, mais on arrive toujours à trouver une base qui convient gratuitement. J’ai moi-même utilisé plusieurs de ces modèles afin de créer mon environnement de travail.
Lors de la création de votre espace de travail :
La première chose que Notion vous demande est comment vous comptez utiliser l’outil : pour une équipe, pour un usage personnel ou pour un usage éducatif ?
En fonction de votre réponse, Notion créera les premières pages à partir des modèles disponibles. Une page supplémentaire correspondra au Guide de démarrage afin de prendre en main l’application. Le guide de démarrage est suffisant pour faire les premiers pas dans l’application. Des vidéos YouTube peuvent vous aider à progresser dans la prise en main de l’application, mais le plus intéressant est de réaliser ses idées progressivement.
Les Blocs de base de Notion :
Notion propose un ensemble de blocs permettant de structurer et de placer les éléments aux endroits voulus. L’application propose également trois tailles de titre différent ainsi que la possibilité de créer des tableaux et des listes (de taches, à points ou à numéros). Il est, en outre, possible d’insérer des images, des sous pages et des pages de faire ressortir des éléments, de marquer des séparations, de faire des menus dépliants ou encore de définir des citations.
Bien sûr, lister toutes les fonctionnalités ne sert pas à grand-chose, alors laissez-moi vous présenter différentes utilisations de ces éléments.
Les menus dépliants peuvent vous permettre d’écrire des questions et de cacher la réponse pour pouvoir vérifier que vous savez répondre à cette question :
L’ensemble des types de titres permet de rapidement créer une table des matières en lien avec la page afin de vous retrouver dans son contenu. La table des matières est un autre élément existant de Notion.
Il existe différents types de listes :
On peut donc aussi créer des tableaux ou insérer des images, des fichiers ou des liens.
Pour marquer des éléments ou des passages dans votre page, vous pouvez utiliser différents outils :
Partie 2 : Les tableaux et base de données :
Vous aimez noter tous les livres que vous lisez, les films que vous avez regardés, noter dans un calendrier ou prendre en note l’avancée d’un projet ? Les outils de base de données de Notion sont parfaits pour cela.
Vous pourrez créer un calendrier des différents comportant les travaux que vous réalisez ou souhaitez réaliser grâce à un ensemble de pages correspondantes accompagnées de plusieurs propriétés comme une catégorie, un statut ou des personnes concernées ce qui peut permettre de les filtrer selon ces propriétés.
La fonctionnalité de base de données permet de voir sous différentes formes les mêmes informations en fonction de vos besoins.
À gauche une vue calendrier permet de facilement saisir les informations. À droite une vue tableau, car dans mon cas, je demande à avoir accès à chaque séance, mais pas à savoir à quelle date elles ont eu lieu.
On peut également faire un tri concernant ce qui est affiché en fonction des propriétés données aux différents éléments.
Sur cette image, vous voyez la même base de données, mais les filtres agissent de telle sorte que différentes informations sont affichées. A gauche, il s’agit de mes TPs et Contrôles de la semaine qui arrivent et à droite, ceux du mois.
Cela permet également de compter et/ou de voir des répartitions de propriétés sur les colonnes, de pouvoir calculer des moyennes ou faire des sommes ou des pourcentages toujours sur les colonnes afin de mieux consulter certaines informations. J'utilise cette fonction pour savoir combien de livres, j'ai dans ma pile à lire, ou mes moyennes de matière en combinant une somme de colonne avec une propriété de formule.
Dans la colonne “formule” j’ai indiqué une formule prenant en compte le coefficient de chaque note pour pouvoir voir combien de points celle-ci me rapporte dans ma moyenne.
Conclusion :
Notion est donc un outil tout-en-un a essayer avant de décider si vous voulez continuer avec où rester sur votre fonctionnement actuel.
Personnellement, Notion me sert pour l’école, le quotidien, il me sert aussi de Bullet Journal, de compte rendu pour tout ce que j’ai fait pour les associations dans lesquelles je participe. Depuis le début de l’année, j’ai créé deux espaces Notion, un pour chaque association, à la demande de membres. Ceux-ci sont pour deux utilisations très différentes, mais avec toujours un seul but, centraliser toutes les informations au même endroit.
Quand j’ai commencé à utiliser Notion, je ne maitrisais absolument pas l’outil. J'ai ainsi été, pendant un moment, découragée, car je n’arrivais pas à avoir le rendu que je voulais. Les vidéos YouTube et une bonne dose de motivation m’ont aidé à rentabiliser et à améliorer mon efficacité avec l’outil et maintenant, je me vois mal utiliser autre chose au quotidien.
Je recommande donc l’utilisation de ce logiciel et écrirai prochainement d’autres articles sur le sujet contribuant à montrer différentes façons d’organiser son espace de travail.
Merci pour votre lecture.
Comments