Comment (bien) tenir sa boite mail ?
Nous avons tous déjà eu une boite mail avec plus d’une centaine de mails non lus, et ce, en tant qu’étudiants où dans notre vie personnelle. C'est problématique car plus les mails non lus s’accumulent, moins nous avons envie de les lire.
Dans cet article, je vais dans un premier temps vous montrer l’intérêt de ranger votre boite mail puis je vais vous aider à l’organiser de manière simple et efficace
Pourquoi ranger sa boite mail ?
Économiser du temps :
Besoin de vérifier une information donnée par un professeur ? Besoin de retrouver un document envoyé par un membre de votre groupe de projets ou encore de remplir un formulaire en dernière minute parce que l'on n'a pas encore eu le temps ?
Grâce aux étiquettes et différents dossiers présents dans votre boite mail, vous vous donnez l’occasion de retrouver en deux clics cette précieuse information qui – qui sait ? - vous permettra de réaliser à temps que vous deviez absolument travailler un chapitre pour votre contrôle, ou qu’un autre n’est pas au programme.
Le premier tri, surtout quand on a une boite mail avec plus de 200 mails inutiles noyant le reste des informations importantes, est long. Il est donc recommandé d’effectuer cette tâche longue et répétitive petit bout par petit bout, par session de dix à vingt minutes par exemple.
Éviter les erreurs :
Manquer le programme du contrôle ? Louper la correction d’un exercice qui risque de tomber au prochain examen ? À qui n’est-ce pas déjà arrivé ? En ne rangeant pas sa boite mail, les informations importantes finissent noyées dans un flux sans fin de mails peu intéressants.
Avec une boite mail rangée vous réduisez drastiquement vos risques de perdre une information, de répondre au mauvais mail ou d’oublier quelle personne parle de quel sujet. Cela permet de gagner en temps et en confiance dans ses connaissances.
Garder une trace :
En rangeant vos mails dans différents dossiers, en leur appliquant des étiquettes ou encore en rassemblant les mails similaires, vous pouvez garder un historique clair des attendus et projets passés. Ainsi, la phrase : “il me semble que l'on avait parlé de ça en début d’année, mais j'ignore où je l’ai vu… ” peut devenir : “donne-moi deux secondes, je te retrouve le mail où il y a l’information que tu cherches… ”. C’est d’autant plus pratique quand il s’agit de retrouver un horaire de passage, un ou deux mois plus tard.
Tout ça, c'est gentil mais…
Comment ranger sa boite mail ?
Commençons par regarder le contenu de ladite boite mail :
En tant qu’étudiants, une forte proportion des messages que nous recevons sont des invitations Teams permettant d’accéder aux réunions correspondant à nos cours. Cependant, ces mails ne nous sont pas utiles au quotidien.
Pour se débarrasser de l’ensemble de ces mails dès l’ouverture de sa boite mail Outlook (sur PC et sur navigateur Web), il suffit de créer une règle indiquant :
Tous les mails envoyés par… ("Salle CACHAN P212” par exemple")
Supprimer définitivement
Vous obtiendrez une règle qui ressemble à cela :
L'ensemble des mails provenant de cette salle (ce qui concerne uniquement des Invitations Teams) seront supprimés par défaut à la connexion.
Maintenant, vous devriez avoir une petite centaine de mails en moins.
Regardons un peu mieux comment nous pouvons tous les faire disparaître simultanément :
Commençons par accéder au créateur de règles :
Une fois dans l’option ”Gérer les règles et les alertes”, vous pourrez choisir ce que vous voulez faire.
Vous pouvez créer une nouvelle règle qui déplace tous les mails provenant d’une personne dans un dossier spécifique :
Une fois à l’étape suivante, assurez-vous de cocher “de contact ou groupe public” et de cliquer sur contacts ou groupe public dans l’encadré Étape 2.
Recherchez l’ensemble des mails appelés Salle… et sélectionnez-les tous.
Appuyez sur la touche “Entrée” de votre clavier pour que cette sélection se retrouve dans De. Puis appuyez sur OK.
Passez à l’étape suivante et cochez :
Le supprimer
Le marquer comme lu
Passez à l’étape suivante et ne faites rien à celle-ci. Appuyez sur Suivant et appliquez la règle aux éléments déjà présents dans la boite de réception. Avant d’appuyer sur Terminer.
Voilà, vous ne serez plus envahi de mails d’invitation Teams !
Maintenant, pour les mails qui doivent être lus / conservés :
Je conseille de créer des dossiers de rangement pour chaque type de mail. C’est long la première fois, mais cela permet de se retrouver facilement quand on souhaite avoir une information déjà reçue.
Personnellement, je partitionne ma boite mail en plusieurs catégories :
Cours : pour des informations par rapport aux modules d’enseignement. Ce dossier est composé de sous-dossiers (un par module).
Association : cela peut être pour les mails provenant d’associations, comme des évènements annoncés par mails, ou pour les mails concernant mon association. Le tout est rangé dans différents dossiers afin de facilement trouver l’information.
Global École : cela concerne des informations générales pour l’école, comme des sondages, des événements carrières ou autre, des informations du support informatique, etc.
En dessous, ce sont des dossiers que je souhaite avoir en accès rapide ou qui ne concernent pas l’école.
Conclusion :
Il est important de trier ses mails régulièrement pour ne pas être noyé dans le flux ininterrompu de contenu. Beaucoup d’entre eux contiennent une information essentielle et c’est pourquoi les ignorer est impossible. En ne lisant pas ses mails, on peut entre-autres :
Ne pas voir un sujet d’entrainement pour un contrôle
Rater un sondage / formulaire permettant d’améliorer la formation ou de choisir un cours
Perdre une information concernant un événement
Manquer une date d’inscription ou de rendu d'un rapport de projet.
Lire ses mails, si on le fait quotidiennement, peut prendre moins de 5 minutes. Si on compte également le temps de réponse nécessaire pour quelques-uns, cette routine n'excède que très rarement 20 minutes. Le nombre de mails que l’on reçoit ne justifie pas que nous ne lisions pas ceux qui doivent l’être. En éliminant les invitations Teams, vous supprimez tous les mails qui n’ont pas à être lus. Faites alors l’effort de regarder vos mails au moins une fois par jour. Vous vous rendrez compte que nous ne recevons en vérité que deux ou trois mails par jour.
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